Das Wichtigste in Kürze
- KI entfaltet ihren Nutzen oft erst mit Zugriff auf Daten aus dem ERP
- Beginne mit lesendem Zugriff und Vorschlägen, bevor die KI selbst bucht
- Auch ältere Systeme lassen sich über Schnittstellen, Exporte oder Zwischenlösungen anbinden
- Eigene Benutzerrechte, Protokolle und Freigaben schützen das Kernsystem
- Fünf bewährte Fälle: Rechnungen, Aufträge, Bedarf, Berichte, Stammdaten
Das ERP-System enthält Aufträge, Lager, Einkauf und Finanzen, also die Daten, aus denen sich der größte Nutzen ziehen lässt. Gleichzeitig ist es das sensibelste System. Dieser Beitrag zeigt fünf Anwendungsfälle und das Vorgehen, mit dem du KI sicher anbindest.
Fünf Anwendungsfälle
| Anwendungsfall | Was KI tut | Zugriff | Risiko |
|---|---|---|---|
| Eingangsrechnungen | Liest Felder aus, schlägt Kontierung vor | Lesen, dann Vorschlag schreiben | Gering mit Freigabe |
| Auftragserfassung | Wandelt E-Mails und Dokumente in Aufträge um | Lesen, Entwurf anlegen | Mittel, Freigabe nötig |
| Bedarfsprognose | Berechnet Bestellvorschläge aus Historie | Nur lesen | Gering |
| Berichte und Auswertungen | Beantwortet Fragen zu Zahlen | Nur lesen | Gering |
| Stammdatenpflege | Findet Dubletten und Lücken | Lesen, Änderungen vorschlagen | Mittel |
So bindest du KI an
- Schnittstelle (API): moderne ERP-Systeme bieten Funktionen zum Lesen und Anlegen von Belegen.
- Export und Import: regelmäßige Datenexporte als Datei, Ergebnisse als Importdatei zurück.
- Datenbankzugriff: nur lesend und mit eigenem Benutzer, wo vom Hersteller vorgesehen.
- Zwischenschicht: ein kleines Programm übersetzt zwischen KI und ERP und prüft Ergebnisse.
Mehr zu den Grundlagen findest du in den Lexikon-Einträgen ERP-Integration und API.
Sicherheit: so schützt du das Kernsystem
- Eigener Benutzer für die KI mit minimalen Rechten, zunächst nur Lesen.
- Vorschläge statt Buchungen: Die KI legt Entwürfe an, ein Mensch bestätigt.
- Protokolle: Jede Aktion nachvollziehbar festhalten.
- Testumgebung: neue Abläufe zuerst gegen eine Kopie testen.
- Notfallplan: Wie wird eine fehlerhafte Buchung korrigiert und wer ist zuständig?
Vorgehen in drei Stufen
- Stufe 1: Nur lesen, auswerten, Fragen beantworten.
- Stufe 2: Vorschläge erzeugen, die Menschen bestätigen.
- Stufe 3: Einfache, risikoarme Fälle automatisch verarbeiten, wenn die Trefferquote über längere Zeit stabil hoch ist.
Fazit
KI und ERP passen gut zusammen, wenn du vorsichtig vorgehst: lesen, vorschlagen, dann automatisieren. So gewinnst du Zeit, ohne das Kernsystem zu gefährden. Grundlagen zu Dokumentenverarbeitung bietet Intelligente Dokumentenverarbeitung.
Häufig gestellte Fragen
Unser ERP ist alt. Geht das trotzdem?
In der Regel ja, über Exporte, Datenbankzugriff oder Zwischenlösungen. Der Aufwand ist höher, ein lesender Pilot ist meist gut machbar.
Was kostet eine Integration?
Das hängt von System und Umfang ab. Eine einfache Anbindung ist überschaubar, tiefe Integrationen in angepasste Systeme sind aufwendiger. Ein Analysetermin liefert eine belastbare Schätzung.
Darf die KI selbst buchen?
Technisch ja, zu Beginn nicht empfehlenswert. Starte mit Vorschlägen und automatisiere erst, wenn die Qualität über Wochen stabil ist.
Welche Daten sind besonders wertvoll?
Auftrags- und Verkaufshistorie, Artikelstammdaten, Lagerbewegungen, Lieferanten und Rechnungen. Saubere Stammdaten sind Voraussetzung.
