Das Wichtigste in Kürze
- RPA automatisiert regelbasierte Routine über die Bedienoberflächen bestehender Programme
- Sie ist besonders nützlich, wenn Systeme keine Schnittstellen haben
- Ohne KI scheitert sie an Abweichungen und unstrukturierten Inhalten
- In Kombination mit KI lassen sich auch Dokumente und Freitexte einbinden
- Änderungen an den Oberflächen können Abläufe zum Stillstand bringen
Definition
Robotic Process Automation (RPA) bezeichnet Programme, die Handgriffe von Menschen am Rechner nachahmen. Ein Software-Roboter meldet sich in Anwendungen an, öffnet Masken, kopiert Werte von einem System ins andere und stößt Aktionen an. Er arbeitet nach einem festgelegten Drehbuch und braucht keine Änderung an den beteiligten Systemen. Das macht RPA zu einer pragmatischen Lösung für Abläufe zwischen Programmen, die nicht miteinander verbunden sind.
RPA (Robotic Process Automation): So funktioniert's
Ein Ablauf wird entweder aufgezeichnet oder in einem Editor aus Bausteinen zusammengesetzt. Der Roboter führt ihn zeitgesteuert oder auf Auslöser hin aus. Ausnahmen werden an Menschen übergeben. Ergänzt man den Roboter um KI, kann er auch Dokumente lesen, E-Mails einordnen oder Freitext verstehen und dadurch Aufgaben erledigen, die vorher menschliche Interpretation verlangten.
Relevanz für dein Unternehmen
RPA lohnt sich bei hohen Stückzahlen und stabilen Regeln, zum Beispiel beim Übertragen von Bestellungen, beim Abgleich von Rechnungen oder bei Stammdatenpflege in mehreren Systemen. Beachte die Grenzen: Ändert sich eine Oberfläche, bricht der Ablauf. Wo Systeme Schnittstellen anbieten, sind direkte Anbindungen robuster. RPA ist daher oft eine Übergangs- und Ergänzungslösung.
Vorteile und Nachteile
Vorteile
- +Funktioniert mit bestehenden Programmen ohne Eingriff in die Systeme
- +Schnell einsatzbereit für klar definierte Abläufe
- +Reduziert Routinearbeit und Übertragungsfehler
- +Läuft auch nachts und an Wochenenden
Nachteile / Grenzen
- −Anfällig für Änderungen an Bildschirmen und Abläufen
- −Starr bei Abweichungen und unstrukturierten Daten
- −Wartung der Roboter wird mit der Zahl der Abläufe aufwendig
- −Lizenzkosten bei einigen Anbietern erheblich
Praxisbeispiele
- 1Übertragung von Bestelldaten zwischen Shop und ERP
- 2Monatliche Berichte aus mehreren Datenquellen zusammenstellen
- 3Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen und Lieferscheinen
- 4Stammdaten in mehreren Systemen gleichzeitig pflegen
- 5Kundendaten aus E-Mails auslesen und ins CRM eintragen
Häufig gestellte Fragen
Was unterscheidet RPA von KI?
RPA führt feste Schritte aus, KI trifft Einschätzungen aus Daten. RPA ist die Hand, KI das Auge und der Verstand. Zusammen automatisieren sie auch Abläufe mit Dokumenten und Freitext.
Welche Prozesse eignen sich?
Häufige, regelbasierte Abläufe mit klaren Eingaben, die zwischen mehreren Programmen stattfinden. Nicht geeignet sind seltene oder stark wechselnde Tätigkeiten.
Brauchen wir Entwickler?
Für einfache Abläufe genügen oft Fachkräfte mit Schulung. Für komplexe Prozesse, Fehlerbehandlung und Betrieb ist Unterstützung durch Entwickler hilfreich.
Was kostet RPA?
Von günstigen Einstiegslizenzen bis zu Plattformen mit hohen Jahreskosten. Vergleiche Preis pro Roboter, Wartungsaufwand und Alternativen wie direkte Schnittstellen.
Ersetzt RPA Arbeitsplätze?
Sie nimmt Routine ab und verändert Tätigkeiten. In der Praxis werden Mitarbeitende meist für Kontrolle, Ausnahmen und Kundenkontakt eingesetzt.
